Capítol 4. Gestió acadèmica i administrativa.

El centre disposarà d’un arxiu electrònic de registre preceptius degudament habilitats i diligenciats (registre d’entrada i sortida de correspondència, matrícula d’alumnes, dels historials acadèmics dels alumnes, registre de certificacions, llibre d’absències i permisos del professorat, llibre d’actes de claustre, llibre d’actes del consell escolar, llibres de comptabilitat, pressupost del centre i justificació anual despeses amb les corresponents actes d’aprovació del consell escolar, inventari…

El centre disposarà d’un arxiu actiu: documentació activa del centre que s’utilitza per a la realització de les seves tasques ordinàries. Aquest s’ha de custodiar un màxim de 5 anys, excepte aquells que puguin generar certificacions posteriors (per exemple dades anuals). La documentació de gestió econòmica s’ha de custodiar un mínim de 6 anys.

L’arxiu històric (tots els llibres-registre, actes i títols) i els historials acadèmics mentre no siguin lliurats al titular o enviats a un altre centre per canvi en l’escolarització, s’han de conservar permanentment.

Les actes dels òrgans col·legiats fets amb mitjans informàtics s’enquadernaran, assegurant la numeració de pàgines, amb la diligència d’obertura i certificació final de tancament on consten les actes que conté el llibre, degudament signat per la direcció i per la secretària.

El centre formalitzarà els arxius, registres i documents tècnics relatius a la documentació de l’alumnat, que compren la documentació acadèmica i la de gestió, de l’arxiu individual i relativa als grups d’alumnes.

A secretaria hi ha un arxivador per cada grup classe on es guarda la documentació dels alumnes.

Cada alumne disposa d’un porfoli on es guarda la seva documentació personal:

-Fitxa dades bàsiques,

-Resum escolarització individual pels alumnes d’E. Infantil.

-Informe global Individual de final d’Etapa pels alumnes de P5.

-Informe final de curs.

-Informe final de cicle.

-Mesures d’adaptació curricular i informes EAP si es el cas.

-Drets d’imatges.

-Autoritzacions a sortides.

-Opció religió.

-Documents judicials si es el cas.

– Informes mèdic si és el cas.

En el cas d’alumnes vinguts d’un altre centre també hi ha la documentació enviada per l’altre centre (informe personal de trasllat i historial acadèmic).

Les notes es guarden en format PDF per si es necessiten les dades en algun moment.

Qualsevol mestre pot consultar la documentació del seu alumnat, sense treure-la de les dependències d’administració.