Períodes de conservació documental – S1 curs 21-22

A les instruccions per a l’organització i gestió de centres 21-22 ens parla de l’arxiu de centre i ens fa la diferenciació entre:

  1. Arxius de gestió: la contenen la documentació activa del centre que s’utilitza per a les activitats ordinàries. Aquesta documentació s’ha de custodiar durant cinc anys. Els horaris del professorat i d’altres documents que puguin generar certificats posteriors s’han de conservar de manera permanent. Pel que fa a la documentació de gestió econòmica, el període de custòdia és de vuit anys des del tancament de l’exercici.
  2. Arxius històrics: tots els llibres de registre, les actes i els títols s’han de conservar
    permanentment. Els historials acadèmics també mentre no es lliuren al o a la titular o s’envien a un altre centre per canvi en l’escolarització.

El document “Períodes conservació documentació centre educatiu.doc” clarifica els diferents terminis de conservació de documentació als centres (Elaborat per Ferran Navalón, responsable del sistema d’arxius de la Generalitat).

 

Destaquem que:

La documentació econòmica s’ha de destruir als 8 anys del tancament de l’exercici anual (novetat de l’any 2015). Així, actualment (2021) hem de conservar la documentació dels anys 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 (i 2021, és clar). I podem destruir tota la documentació anterior.

En el document anterior,  hi apareix el codi dels diferents tipus de documentació. Al camp avaluació i tria hi ha una referència TAAD.  Les TAAD són “Taules d’Avaluació Documental”.
A l’adreça http://taad.cultura.gencat.cat , posant a codi el número de referència TAAD podrem saber més detalls de la conservació dels diferents tipus de documents (p.ex el 133 ens enllaça a la fitxa d’expedients d’admissió i matriculació d’alumnes als centres d’ensenyamenton podem veure que aquesta documentació s’ha de conservar 5 anys).

 

Transparència i accés a la informació pública – S5 curs 20-21

Quins documents hem de tenir a la web del centre? qui té dret a sol·licitar informació pública als centres educatius?

 

Gestió dels documents electrònics: arxivem la documentació de la preinscripció (sessió 5)

 

LA GESTIÓ DELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS

(presentació)

Documentació i normativa: 

Finalitat de l’arxiu:
Que qualsevol persona que en conegui el funcionament sigui capaç de trobar, de forma ràpida i eficaç, qualsevol expedient.

Què arxivem?
El conjunt de documents que permetin la reconstrucció d’un procediment després de molt temps i fins i tot sense comptar amb la/les persona/es que el van dur a terme i en van fer el seguiment.

Ubicació
Unitat G (accés ordinadors administració i equip directiu) i en forma d’arbre de carpetes

Codis de sèrie documental d’arxiu de l’administració