A les instruccions per a l’organització i gestió de centres 21-22 ens parla de l’arxiu de centre i ens fa la diferenciació entre:
- Arxius de gestió: la contenen la documentació activa del centre que s’utilitza per a les activitats ordinàries. Aquesta documentació s’ha de custodiar durant cinc anys. Els horaris del professorat i d’altres documents que puguin generar certificats posteriors s’han de conservar de manera permanent. Pel que fa a la documentació de gestió econòmica, el període de custòdia és de vuit anys des del tancament de l’exercici.
- Arxius històrics: tots els llibres de registre, les actes i els títols s’han de conservar
permanentment. Els historials acadèmics també mentre no es lliuren al o a la titular o s’envien a un altre centre per canvi en l’escolarització.
El document “Períodes con
servació documentació centre educatiu.doc” clarifica els diferents terminis de conservació de documentació als centres (Elaborat per Ferran Navalón, responsable del sistema d’arxius de la Generalitat).
Destaquem que:
La documentació econòmica s’ha de destruir als 8 anys del tancament de l’exercici anual (novetat de l’any 2015). Així, actualment (2021) hem de conservar la documentació dels anys 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 (i 2021, és clar). I podem destruir tota la documentació anterior.
En el document anterior, hi apareix el codi dels diferents tipus de documentació. Al camp avaluació i tria hi ha una referència TAAD. Les TAAD són “Taules d’Avaluació Documental”.
A l’adreça http://taad.cultura.gencat.cat , posant a codi el número de referència TAAD podrem saber més detalls de la conservació dels diferents tipus de documents (p.ex el 133 ens enllaça a la fitxa d’expedients d’admissió i matriculació d’alumnes als centres d’ensenyament, on podem veure que aquesta documentació s’ha de conservar 5 anys).
artides :
