6. Plan de mejora de la gestión del tiempo en un centro educativo

El tiempo es un elemento clave a la hora de planificar cualquier actuación. A su vez, es valioso y escaso, por lo que su correcta gestión es imprescindible a la hora de llevar a cabo aquello que se ha programado, ya sean actividades ordinarias —implementadas ya en el quehacer diario de un centro educativo— o bien novedosas, relativa a todas aquellas referidas a planes o proyectos de futuro.

 

Gestión del tiempo individual 

 

Lo primero que, como directivos, deberíamos hacer es preguntarnos cómo gestionamos nuestro tiempo individual:
– ¿Es oportuna y racional la cantidad de tiempo que dedicamos a las tareas que realizamos al cabo de una semana, por ejemplo? Es importante valorar su sostenibilidad; puede que las propias circunstancias personales nos permitan usar más tiempo de lo debido a las tareas que nos hemos asignado. Pero ello quizás no se pueda mantener a medio o largo plazo. El asumir tareas sin una valoración previa del tiempo que se va a invertir en ellas no es aconsejable.
– ¿Existe un equilibrio entre el tiempo que se dedica a cada tarea? ¿Las “urgencias” y “sorpresas de última hora” suelen agotar el tiempo que tendría que haberse destinado a otros menesteres?
– ¿Hasta qué punto muchas o algunas de las tareas que realizamos podrían —o se deberían— delegar?
Una vez hechas estas reflexiones, si en algún aspecto es posible realizar mejoras, podemos empezar a aislar las causas. En nuestro caso hipotético, hemos observado observado que en nuestro horario no lectivo…
  • Ejercemos la coordinación de varios ámbitos.
  • Atendemos siempre el teléfono.
  • Atendemos a visitas no planificadas o inoportunas.
  • Las puertas de nuestro despacho están siempre abiertas.
El primer principio que hemos de tener en cuenta es el Principio de distribución o de delegación. Es imprescindible realizar una buena distribución de tareas, saber delegar y tener confianza. Por tanto, hay que generar un red de responsables de tareas o áreas, empezando por las estructuras legalmente creadas y generando aquellas que sean necesarias según los proyectos puestos en marcha. Por tanto, en nuestro caso habrá que valorar si es realmente imprescindible que el director realice la coordinación de varios ámbitos, o si de esa tarea puede encargarse el jefe de estudios, el coordinador correspondiente, o aquel docente que nombremos como responsable.
Por otro lado, es necesario coordinar, en combinación con el administrativo del centro u otros miembros del equipo directivo, la atención telefónica, y determinar cuáles llamadas han de ser atendidas necesariamente por el director, y cuáles no.
Por lo que respecta a la visitas, es necesario establecer y respetar un horario de atención para las familias y/o los alumnos.
Finalmente, hay que acostumbrarse a cerrar la puerta en determinados momentos de la jornada.

 

Gestión del tiempo colectivo: las reuniones

 

Dicho de forma coloquial, uno puede disponer de todo el tiempo del mundo, pero no puede esperar que todos los demás, también. Dado que cualquier actividad planificada requerirá de tiempo y afectará a los docentes del centro, así como a los alumnos y sus familias, es necesario adoptar decisiones en función de aquellos aspectos susceptibles de mejora.
Analicemos el caso:
  • Centro de formación de adultos cuyo claustro está compuesto por diez profesores.
  • Solo se dispone ordinariamente de dos sesiones a la semana, en horario no lectivo, en la que todos los profesores coinciden.
  • No están planificados otras sesiones para reuniones, excepto las ya mencionadas.
  • Algunos llegan tarde a las reuniones, con lo que parece que haya que volver a empezar desde el principio si es que se ha empezado ya la reunión. Eso causa desasosiego en los que han sido puntuales.
  • Aparecen muy a menudo temas no previstos, a veces de orden personal (lo sucedido con un alumno, con el grupo…) que consumen el tiempo.
  • El resultado es que muchos docentes tienen la sensación de que las reuniones no sirven de mucho.
Dado que los tiempos dedicados a las reuniones son básicos en una estructura de funcionamiento en la que ha de primar la coordinación por lo que respecta al establecimiento de objetivos comunes, de actuaciones, de su planificación, de la revisión de lo planificado y ejecutado, así como de la evaluación de los resultados obtenidos, hay dar respuesta a este tema de forma urgente.

 

Objetivos Actuaciones y responsables
Crear nuevos espacios de coordinación entre los docentes. Elaborar los horarios de los profesores de manera que puedan coincidir, si no pueden ser todos, al menos por ámbito de actuación, fuera de su horario lectivo más de dos sesiones de una hora a la semana. (Jefe de Estudios)
Fomentar la puntualidad en la asistencia a las reuniones.
  • Recordar a los responsables la necesidad y la obligación de la puntualidad. (Jefe de Estudios)
  • Tomar ulteriores medidas si la situación no mejora. (Director)
Planificar adecuadamente las reuniones Trabajar sobre la preparación previa de la reunión (Equipo directivo y los coordinadores de la reunión programada, si es el caso).

  • Recoger la información sobre el tema de forma clara y resumida, alternativas de solución, ventajas e inconvenientes.
  • Conocer a los asistentes. Ver a quién afecta (claustro, ciclo, departamento, nivel, equipo…). Prever sus posibles puntos de vista y adelantar alternativas.
  • Fijar los objetivos. Trasmitir información, alcanzar acuerdos, generar debate,…
  • Preparar la discusión. Preparar la información, las preguntas, establecimiento de tiempos y procedimiento.

Coordinación de la reunión (coordinador)

  • Presentación clara y concisa del tema.
  • Conducir la discusión: Animar a dar la opinión, manteniendo siempre centrado el tema. Este último aspecto es muy importante, ya que en este caso acostumbran a aparecer temas no previstos.
  • Conseguir resultados: Resumir las aportaciones y formular conclusiones finales. No es oportuno imponer las soluciones, pero sí que la reunión se cierre con acuerdos positivos.
  • Cuidar las cuestiones formales. Espacios adecuados, materiales preparados, ambiente cordial y abierto a cualquier opinión, control del ritmo de la discusión fijando tiempos de intervención.

 

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