L’ arxiu consisteix en un conjunt ordenat de documents que es guarden amb una finalitat concreta d’acord amb unes normes i criteris prèviament establerts. També anomenem fitxer al lloc físic on s’emmagatzema la documentació.
Un arxiu per a una empresa és imprescindible per dues raons:
Per imperatiu legal: l’art. 30 del Codi de Comerç obliga a conservar durant sis anys llibres i documentació que generen drets i obligacions de l’empresa en relació amb altres persones i persisteix l’obligació encara que cessi l’activitat empresarial.
Per interès propi: la informació és la base i fonament de moltes de les decisions que es prenen a l’empresa i està, moltes vegades, continguda en els documents.
Les funcions de l’arxiu seran per tant:
Guardar, conservar i custodiar la informació.
Facilitar ràpida i còmodament la documentació.
Constituir un Centre actiu d’informació.
Complir amb les
Principis de la destrucció de registres i documentació
La destrucció dels registres i la documentació ha de ser:
Autoritzada:
hem d’estar autoritzats de manera formal per procedir a la destrucció de la documentació.
Adequada:
S’han d’utilitzar un mètodes adequats per a la destrucció de la documentació i registres.
Irreversible
Destrucció dels registres ha de ser irreversible. Això vol dir que no hi ha risc raonable de la informació es recupera de nou. Si no es garanteix la total destrucció dels registres pot portar a la divulgació no autoritzada d’informació confidencial.
El medi ambient
Els registres han de ser destruïts d’una manera ambientalment amistosa. Paper i microformes han de ser reciclats on sigui possible.
Segura/confidencial
Tingueu en compte que més cura s’ha de donar als registres que contenen informació personal sensible. Aquests han de ser eliminats de manera segura per garantir que la informació es protegeix contra la pèrdua, accés no autoritzat, ús o divulgació.
Oportuna
Mentre que els registres no han de ser destruïts, mentre que encara hi ha una necessitat d’ells, també és important no portar un registre més temps del necessari, per reduir al mínim els costos d’emmagatzematge i l’eficiència de recuperació. Si es pren la decisió de conservar els registres més llarg que el període de retenció mínim d’un registre de les raons de la decisió ha de ser documentat per ajudar a l’eliminació en una data posterior.
Els registres són generalment destruïts quan hagin arribat al final d’un període de retenció especificat. No obstant això, abans de la seva destrucció, s’ha d’assegurar que els registres ja no són necessaris. Per tant la destrucció oportuna ha de ser equilibrada per l’alta direcció.
Documentada
La destrucció de tots els registres han de ser documentats, perquè la seva unitat de negoci és capaç de determinar si un registre ha estat destruït. Proves de la destrucció pot ser necessària en els procediments de recerca o en resposta a les sol licituds d’accés.
Sistemes de registres i qualsevol altra documentació que han de tenir en compte que programa de retenció autoritza la destrucció dels registres. El nombre horari específic s’ha de documentar juntament amb la data de la destrucció.
