Els esdeveniments en el màrqueting és un recurs cada vegada més necessari per assolir els objectius fixats. Permeten una gran visibilitat i posicionament d’una marca.
L’organització d’un esdeveniment ens ofereix moltes oportunitats com per exemple:
- Crear marca i reconeixement
La majoria de marques que organitza esdeveniments no solament ho fa per donar-se a conèixer sinó per a crear un efecte recordatori.
- Generació de leads
L’objectiu final de totes aquelles accions que realitzem és sempre la venda d’un servei o un producte i per aconseguir-ho és necessari generar leads i oportunitats que puguin convertir-se en clients.
- Crear experiència d’usuari
Cada vegada és més important donar valor afegit a un esdeveniment, degut a la gran quantitat que es realitzen i per tant aquest “plus” ha d’anar acompanyat d’una experiència que l’assistent se’n porti a casa,
- Formació
En un món ple d’emprenedors i persones que volen estar en constant adaptació a les novetats, oferir una part d’educació en un esdeveniment fa que sigui molt més important i més decisiu a l’hora de que una persona decideix assistir o no.
- Fidelització
Aconseguir nous clients per a la nostra marca és important, però encara més ho és fidelitzar aquells que ja ens recolzen. Un esdeveniment ens permet contactar cara a cara amb els nostres clients, rebre feedback directe.
Organitzar un esdeveniment no es una tasca fàcil, aquí us expliquem algunes de les seves claus:
ESTRUCTURA ORGANITZATIVA QUE HI HA DARRERE D’UN
L’estructura organitzativa es divideix en dos comitès
- Organitzador→ Es la cara mes visible dels comitès que conformen l’organització (Un president de la esdeveniments, diversos vicepresidents així com els seus representants
- Executiu→ Té com a funcions la concretació de les tasques, en temes generals, que ha de realitzar cada àrea, així com dirigir-les i coordinar-les.
Els càrrecs i perfils més comuns a l’hora d’organitzar un esdeveniment son: Projecte leader, Creatiu , Director de màrqueting, Producció, Auxiliar de producció,Runners,Community manager,Guionistes,Editors de vídeo,Realitzador,Grafistes, Cambres
Si volem organitzar un esdeveniment haurem de seguir els següents passos
- Idea general de l’acte a organitzar:
- Determinar la necessitat de l’acte.
- Precisar els seus objectius i finalitats.
- Acordar una data concreta.
- Elaborar el pressupost previ.
- Organització de l’acte:
- Distribució del temps. • Planificació general. S’ha de fer una planificació general de l’esdeveniment i acordar dates per anar-ho enllestit tot.
- Assaig.
- Definir la tipologia de l’esdeveniment. .
- Transports:
- Viatges.
- Organització i reserves.
- Caravana de vehicles.
- Aparcament.
- Tècniques d’ordenació dels assistents:
- Col·locació dels invitats.
- Personal:
- Auxiliars de relacions públiques i protocol.
- Hostesses.
- Servei de càtering.
- Mitjans de comunicació
Alguns dels problemes que ens podem trobar a l’hora d’organitzar un esdeveniment són: Una comunicació deficient entre el client l’agència i els proveïdors, tenir una climatologia adversa, canvis d’última hora, no dissenyar un bon cronograma, fer una mala elecció de localització, problemes amb les llicències y permisos de localització, trobar una falta de professionalitat, problemes amb la tecnologia y la connectivitat, o no tenir els proveïdors adequats.
Si parlem d’esdeveniments privats d’empresa, hi ha agències de màrqueting que s’encarreguen de fer el teu esdeveniment, com ara Baco Eventos Barcelona, OPC Cataluña, Eventos SL, Eventos y Turismo Palmas SL, o Sitges Eventos SL.
Laura Lorente, Daniel Sangrà, Lluís Omedes, Albert Gómez i Sergi Gómez