La comunicació escrita requereix d’un esforç intel·lectual superior per concretar el missatge que la comunicació oral. Parlar és més fàcil, és més ràpid i permet un major control dels resultats de la comunicació. Escriure requereix preveure, organitzar i disposar la informació amb una finalitat determinada, en un ordre, en un format.

Tanmateix, la comunicació escrita presenta una sèrie d’avantatges respecte de la comunicació oral que fan que sigui la més utilitzada en el món empresarial:

• en queda sempre constància, tant si és en suport paper com en suport digital, el missatge final es pot arxivar.
• si s’ha de transmetre a algú altre, el missatge sempre és el mateix i no hi ha possibilitats de tergiversar-lo.
• si es vol consultar o estudiar més endavant, sempre es té a l’abast.