Repas

1. Crea les taules següents:

Autors

taula1.JPG

Els camps de la taula són els següents:

taula2.JPG

Editorials 

taula3.JPG

amb els camps següents:

taula4.JPG

Llibres

taula5.JPG

amb els camps següents:

taula6.JPG

Nivell

taula7.JPG

amb els camps:

taula8.JPG

Temes

taula9.JPG

amb els camps:

taula10.JPG

2. Crea els formularis següents:

Autors

taula11.JPG

Editorials

taula12.JPG

Llibres Complet

taula13.JPG

Introducció

Què és una Base de Dades?

En primer lloc cal explicar què és un programa de Base de Dades.

Els programes de Bases de Dades com és l’Access tenen per funció principal la d’organitzar la informació (dades) d’una forma estructurada (o ordenada) per poder després accedir a ella el més còmodament possible.

Aquesta és la pantalla principal del programa:

m1_p1_1.gif

Per a què serveix l’Access?

Per explicar-ho millor, posarem un exemple: pensem que tenim molts llibres en la nostra biblioteca i que volem saber en qualsevol moment què és el que tenim i el que no. Creant una Base de Dades amb Access 97 amb tots els llibres, podrem fer consultes sobre aquestes dades com:

  • Quins llibres del tema aventures tinc?
  • Quants en tinc editats d’abans de l’any 2000?
  • Quins llibres tinc de Mercè Rodoreda?
  • De quina editorial és el llibre “La plaça del Diamant”?
  • Qui és l’autor del llibre “El Nom de la Rosa”?
  • I un llanguíssim etc.

Per tant una Base de Dades és un programa amb el qual podem tractar una quantitat considerable d’informació d’una forma senzilla i còmoda.

Quins elements el componen?

Quan parlem de l’Access, estem parlant de Taules i de consultes principalment. Però també hi ha formularis, informes, macros, etc.

Aquesta pantalla ens mostra tots aquests elements que componen l’Access:

m1_p1_2.gif

 

Formularis i Informes

Autoformulari Columnes a partir de la barra d’eines

Per la primera pràctica seguirem les passes per crear el formulari “Comarques de Barcelona” de tipus Columnas.

Primer Fes un clic sobre el nom de l’origen de dades, en aquest cas la consulta “Comarques de Barcelona”.

A continuació selecciona l’opció Autoformulario que obtindràs a la llista desplegable que trobaràs a la barra d’eines de la base de dades.

De forma automàtica ACCESS crearà aquest formulari de tipus Columnas amb aquest format:

Per guardar el formulari tanca la finestra, respon que si el vols guardar i escriu el nom “Comarques de Barcelona”.

A partir d’ara cada cop que vulguis obrir el formulari hauràs de fer un doble clic a sobre del nom del que t’interessi o bé un clic a sobre i després un altre clic sobre el botó Abrir.

Hi ha una part important dintre dels formularis que és la barra de registres:

Aquesta barra et permet passar d’una registre a l’altre de forma ràpida. La funció de cadascun dels seus apartats és:

  • Anar al primer registre
  • Anar al registre anterior
  • Mostra el nombre del registre on estàs. També pots escriure el nombre del registre on vols anar i polsar Enter per accedir més ràpidament.
  • Anar al registre següent.
  • Anar a l’últim registre.
  • Anar a un nou registre, per introduir-lo.
  • Informa del nombre de registres que hi ha a l’origen de dades.

Creació d’autoformularis amb l’assistent

Dintre de la finestra d’objectes de Formulari prem el botó Nuevo. Obtindràs el següent quadre de diàleg:

En primer lloc seleccionarem l’opció de la forma de creació del formulari. Selecciona l’opció Autoformulario: columnas

Ara seleccionem de la llista desplegable l’origen de dades: Comarques de Barcelona. A la llista podràs veure totes les taules i consultes de la base de dades.

Accepta i podràs veure el resultat. Tanca el formulari i guarda’l amb el nom “Comarques de Barcelona Columnas”.

Crea amb el mateix sistema el formulari “Comarques de Barcelona Tabular”

Creació de formularis personalitzats amb l’assistent de formularis

Aquesta forma de crear formularis et permet una major personalització del seu disseny.

Per començar selecciona el botó Nuevo de Formularios. Dintre la finestra següent selecciona l’opció Asistente para formularios i l’origen de dades “Comarques de Barcelona”.

A la següent finestra hem d’escollir quins camps de l’origen de dades volem que es mostrin al formulari. Per seleccionar-los només has de posar-te sobre el que t’interessi i desprès polsar sobre . Si vols passar tots els camps polsaràs sobre . Fes-ho.

Després de polsar Siguiente veuràs una finestra en la que hauràs de seleccionar el tipus de distribució que vols pels camps dintre del formulari. Polsa sobre les diferents opcions i veuràs la forma de cadascuna d’elles. Finalment deixa l’opció En columnas.

Polsa Siguiente i ara seleccionaràs l’estil. Prova les diferents alternatives i agafa la que més t’agradi.

Polsa Siguiente i a la finestra següent escriu el nom del formulari i Terminar.

Veuràs ara el resultat final del teu formulari. Tanca’l.

 

Informes

Creació d’informes Autoinformes

Primer s’ha de seleccionar la taula o consulta sobre la que es farà l’informe. Per això fes un clic sobre la consulta “Comarques de Barcelona” a la finestra de consultes.

Després fes un clic sobre l’opció Autoinforme a la barra d’eines de la base de dades.

Aquest serà el resultat. És un informe de tipus Columna.

Guarda’l amb el nom “Comarques de Barcelona”.

Una vegada has guardat l’informe s’afegirà a la llista d’informes de l’apartat Informes de la finestra de la base de dades. Si vols veure el resultat de l’informe només hauràs de fer un doble clic sobre el nom de l’informe que vulguis o un clic sobre el nom i deprés un clic sobre el botó Vista Preliminar.

Creació d’autoinformes amb l’assistent

Des de la finestra d’Informes selecciona el botó Nuevo.

A la nova finestra que veus selecciona l’opció Autoinforme: tabular i la consulta “Comarques de Barcelona” com a origen de les dades.

Accepta i veuràs el resultat. Veus que és fàcil, fàcil.

Guarda’l amb el nom “Comarques de Barcelona Tabular “.

Creació d’informes personalitzats amb l’assistent

Selecciona el botó Nuevo de la finestra de la base de dades Informes.

Ara selecciona l’opció Asistente para informes i la consulta “Comarques de Barcelona” com origen de dades.

Accepta. El següent pas es seleccionar els camps de la Consulta que faràs servir a l’informe. Selecciona’ls tots.

Prem Siguiente. Ara passes a la finestra d’agrupament. La funció d’aquest pas és indicar en cas de que hi hagi cap camp amb valors repetits el seu agrupament. En el nostre cas el camp CODI_PROVÍNCIA té tots els valors repetits BCN. Si la consulta no seleccionés únicament les comarques de Barcelona, sinó totes, aleshores els valors repetits serien BCN, GIR, LLE i TAR, i mostraria la informació agrupada per cadascun dels valors.

Prem Siguiente. A la següent finestra has d’indicar si vols ordenar la informació pel valor d’algun dels camps.

Siguiente. Ara has d’escollir la forma de distribuir la informació dels camps a l’informe. Prova les diferents formes fent clic en les diferents opcions que tens a l’apartat de Distribución. Finalment deixa el valor En pasos.

Siguiente. Aquí hauràs d’indicar l’estil que més t’agradi. Nosaltres hem deixat el Corporativo.

Siguiente. Finalment escriu el nom de l’Informe “Comarques de Barcelona amb Assistent”, i Terminar.

Aquest és el resultat de les opcions seleccionades:

Ja pots tancar l’informe.

Amb tot el que has vist sobre informes podràs crear de forma ben senzilla llistats per les teves bases de dades.

 

Aprenem a fer relacions entre taules

Què és una relació entre taules?

Una relació entre dues taules és unir-les entre sí, la qual cosa queda representada gràficament mitjançant una fletxa. Per poder-ho fer, prèviament s’han de complir una sèrie de condicions:

  1. Ha d’haver-hi un camp clau creat prèviament.
  2. Que hi hagi entre les dues taules un camp comú.
  3. Aquests dos camps han de ser del mateix tipus de dades (numèric, text, etc.)
  4. Saber quina és la taula principal (costat 1) i la secundària (costat infty o varis)

Una imatge de dues taules relacionades seria:

Per a què serveixen les relacions?

Ja s’ha explicat abans els dos motius principals pels quals s’ha fet una divisió d’una taula grossa en dues de més petites: estalviar feina i espai i evitar errades d’escriptura.

Una relació serveix per poder unir dues taules que tenen un camp comú.

En l’exemple que ens toca, tal com es pot veure en la imatge de sobre, en la taula Llibres hi tenim només un codi d’editorial, així ens estalviem d’haver d’escriure cada cop que donem d’alta un nou llibre totes les dades corresponents a l’editorial (el nom i la ciutat de l’editorial, etc.), només escriurem un petit codi, el codi d’editorial. Doncs bé, la relació és la que permet que es pugui fer aquesta unió entre les dues taules que comparteixen aquest camp en comú: el Codi d’Editorial.

Tipus de relació

Entre dues taules es poden plantejar tres tipus de relació, però només una d’elles serà útil a l’hora de fer una Base de Dades correcta:

  1. Relació 1 a 1 (u a u) -No serviria en el nostre cas-
  2. Relació infty a infty (varis a varis) -Tampoc serviria-
  3. Relació 1 a infty (u a varis) -Aquesta és la que ens serveix-

Seria desitjable establir la tercera modalitat, la 1 a infty (u a varis). Per explicar aquest punt, cal raonar aquestes dues preguntes referides al nostre exemple:

  • Una Editorial concreta (Anaya per exemple) pot tenir varis llibres en la meva biblioteca? Resposta: Sí (poden ser el de Socials, el de Llengua, etc.)
  • Un Llibre (el de Llengua catalana) pot tenir vàries editorials? Resposta: No, només en té una d’editorial.

Per tant, resulta que la relació entre llibres i editorials és del tipus 1 a infty , és a dir una editorial pot tenir varis llibres: La taula Editorials serà el costat 1 i la taula Llibres serà el costat infty . Tal com es veu a la imatge d’abans.

Si les respostes haguessin estat totes dues Sí, estaríem davant d’una relació infty a infty , que caldria trencar, doncs no ens serviria: caldria convertir-les en dues relacions 1 a infty .

Com es fan les relacions entre dues taules?

Ara que ja tenim més o menys clar els conceptes de relació anirem a passar a l’acció: com es fa això?

Doncs tornem al nostre exemple, la relació entre la taula Editorials i la de Llibres abans esmentada. A continuació s’explica des del començament tot el procés:

A.- Per començar caldrà obrir el fitxer de treball mitjançant clic en aquest enllaç:

77621-practica1.mdb

Ha de tenir un aspecte semblant a:

B.- Ara caldrà localitzar l’opció del menú o el botó de la barra d’eines corresponent: hem de buscar aquest botó   en la Barra d’Eines o també ho podem fer pel menú: Herramientas | Relaciones…

C.- Des de qualsevol de les dues anteriors possibilitats arribarem a la pantalla:

D.- Farem un clic a la taula Editorials i Agregar, i repetirem amb la taula Llibres i Agregar. Després donarem a l’opció Cerrar. Obtindrem aquesta finestra:

Com es pot apreciar, cadascun dels quadres representa una taula amb tots els seus camps. Moltes vegades passa com la imatge de sobre, que no es veuen en pantalla tots els camps. Per evitar-ho, només ens hem de situar sobre d’una de les seves vores i estirar una mica per que quedi així:

E.- El pas següent és ja fer la relació. Per això cal arrossegar el camp comú del costat u (que en aquest cas és el camp anomenat Codi de la taula Editorials) i deixar-lo anar a sobre del mateix camp de la taula del costat infty (en aquest cas és el camp Editorial de la taula Llibres)

F.- Automàticament obtindrem en pantalla aquesta finestra:

En ella se’ns diu que volem relacionar el camp Codi de la taula Editorials amb el camp Editorial de la taula Llibres.

G.- Per que la relació sigui de la modalitat 1 a infty cal que marquem la casella Exigir integridad referencial. Si no es fa, la relació quedarà del tipus 1 a 1 i no ens serviria de gran cosa.

H.-Feina feta! Les dues pantalles següents mostren si hem marcat la casella d’Exigir integritat referencial o no ho hem fet:

Si volem fer més relacions, mitjançant el botonet podrem tornar a la pantalla en la que agreguem les taules.

Ara es tracta d’agregar la taula d’Autors i sobre ella establir la relació corresponent amb la taula Llibre, de tal manera que el resultat sigui com el de la imatge de sota:

I ja tenim les relacions fetes!!!Caluròs

Ara podeu practicar amb la practica següent.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Practiquem les relacions entre taules

La primera proposta a realitzar és ampliar la mateixa Base de Dades anterior afegint-hi dues taules més i aquestes relacionar-les amb les altres taules existents.

Aquesta imatge representa la proposta de la feina a fer.

A veure si ets capaç de crear dins del fitxer de treball practica1.mdb el que hi ha representat en la finestra de relacions de la següent imatge:

Com hauràs vist, hi ha afegides dues taules més relacionades amb la resta.

Els passos a fer per a la seva resolució són:

  1. Afegir els campsTema i Nivell Llibre a la taula Llibres (has d’anar al mode disseny de la taula Llibres)
  2. Crear la taula Temes, amb els camps: Codi Tema i Nom Tema (tots dos de tipus text) Recorda d’establir el camp Codi Tema com a clau.
  3. Crear la taula Nivells, amb els camps Codi Nivell, Nom Nivell i Curs (Tots de tipus text) Recorda d’establir el camp Codi Nivell com a clau)
  4. Establir les dues noves relacions: entre la taula Temes i Llibres, i entre la taula Nivell i Llibres. El resultat final ha de ser el que representa la imatge anterior.

Exercici 2.

La segona proposta a realitzar va adreçada a l’alumnat més avançat i es planteja un exercici que vosaltres haureu de completar.

Per començar, cal obrir el fitxer:

pares.mdb

En ell es planteja una Base de Dades amb dues taules: Familiars i Alumnes.

Doncs ara es plantegen les següents activitats amb aquesta Base de Dades:

1.- Crear una nova taula que sigui la taula Professors – Tutors.

2.- Establir totes les relacions necessàries per què la Base de Dades sigui completa.

Com a pistes del que cal fer, només es dóna la següent imatge que ve a continuació.

 

Ja hem acabat les practiques de Relacions.

Felicitats!Rient